Useimmat isännöitsijät pyörittävät samanaikaisesti montaa eri taloyhtiötä. Tämä tarkoittaa, että myös sähköpostia tulee paljon.
Perinteinen sähköposti riittää hyvin yhden tai kahden taloyhtiön asioiden hoitamiseen, mutta kun kiinteistöjä ja taloyhtiöitä alkaa olla useampia, tarvitaan järeämpiä työkaluja.
Kun sähköpostitulva on todellisuutta, Freshdeskin ja Freshservicen kaltaistet työkalut auttavat pitämään postilaatikon siistinä ja tehtävät järjestyksessä. Tarvittavan tiedon löytäminen kulloinkin käsillä olevaan tilanteeseen hoituu nopeasti, jolloin myös täsmällinen asiakaspalvelu on helpompaa.
Jos siis tehtävälistan ylläpitäminen ja tärkeiden asioiden löytäminen sähköpostien suosta tuntuu joskus vaikealta, elämä helpottuu kummasti kun siirtyy käyttämään Freshdeskiä tai Freshserviceä.
Parempi kokonaiskuva taloyhtiön asioista
Monet isännöintiin liittyvät tehtävät ovat myös sellaisia, joita isännöitsijä ei välttämättä hoida yksin. Usein tehtäviä on hajautettu erillisille asiakaspalvelijoille, jotka vastaavat yleisimpiin kysymyksiin ja keräävät toimeksiannot talteen. Myös eri isännöitsijät saattavat välillä tuurata toisiaan.
Jos työvälineenä on perinteinen sähköposti käy helposti niin, että keskustelut jäävät kunkin asiakaspalvelijan henkilökohtaisiin sähköpostilaatikoihin. Tämä taas johtaa siihen, että kokonaiskuva hämärtyy ja tehtävien delegoiminen on vaikeaa. Osa tehtävistä saattaa kasautua tarpeettomasti yhdelle henkilölle, eikä oikea käsi välttämättä tiedä mitä vasen käsi tekee.
Sähköinen isännöinti on nyt helpompaa kuin koskaan
Oikein valittu palvelunhallintajärjestelmä ratkaisee hankaluudet sähköisessä asiakaspalvelussa
Novellus tarjoaa palvelunhallintaratkaisuja, joiden avulla isännöintiin liittyvät yhteydenotot voidaan hoitaa järkevämmin, kuin mihin perinteinen sähköposti pystyy.
Palvelunhallinta- ja tiketöintijärjestelmä pitää kaikki keskustelut tallessa. Ne pysyvät yhdessä paikassa ja asukkailta saapuvat kysymykset voidaan helposti yhdistää tiettyä taloyhtiötä koskeviksi ryhmiksi, jolloin myös taloyhtiökohtainen kokonaisuus pysyy hyvin hallussa.
Yksittäisen työntekijän lomat tai muut poissaolot eivät myöskään aiheuta estettä tiedon saatavuuteen. Jos joku on lomalla, voi joku muu ottaa tiketistä (palvelupyynnöstä) kopin ja hoitaa homman maaliin. Näin isännöitsijät ja asiakaspalvelijat pystyvät helposti tuuraamaan toisiaan.
Ota käyttöösi alan nykyaikaisimmat työkalut
Sähköinen isännöinti ja automatiikka ovat tätä päivää
Isännöitsijät tekevät usein tehtäviä, jotka vaativat monien eri henkilöiden tai osastojen yhteistoimintaa. Esimerkiksi muuttoilmoitukset vaativat toimia sekä isännöitsijältä että huoltoyhtiöltä.
Eri tiimien tehtävät voidaan määrittää automaattisesti yhden palvelupyynnön perusteella. Näin useimmat prosessit pystytään automatisoimaan ja isännöitsijä näkee suoraan, mitkä palvelupyyntöön liitetyt tehtävät on suoritettu.
Kyse on myös asiakaspalvelun laadusta
Ohje- ja tukisivustot helpottavat sähköistä isännöintiä ja parantavat asukaskokemusta
Tarvittaessa asukkaita varten voidaan tehdä myös ohje- ja tukisivusto, josta löytyvät vastaukset tyypillisimpiin kysymykseen, kuten siivouksiin ja taloyhtiön sääntöihin. Sivustoja voidaan luoda myös kullekin taloyhtiölle erikseen, jolloin sisältö voidaan räätälöidä kunkin taloyhtiön erikoistarpeita vastaavaksi.
Ohje- ja tukisivustot helpottavat sähköistä isännöintiä vähentämällä turhia kyselyitä. Lisäksi niissä voi olla toiminnallisuuksia, joiden avulla asukas voi jättää isännöitsijälle kysymyksen tai vaikkapa tilauksen muuttoilmoituksesta, isännöitsijäntodistuksesta tai muista isännöitsijän tarjoamista palveluista.
Lisätietoa tuotteista
Suosittelemme isännöitsijöille tehtävienhallinnan ja asiakaspalvelun hoitamiseen joko Freshdeskiä tai Freshserviceä. Kullekin yritykselle tarpeidensa mukaan räätälöitynä.
Haasta meidät ja kerro erityistarpeistasi!
Olemme pyrkineet ratkaisemaan mahdollisimman monta palveluhallinnan haastetta isännöitsijöiden liiketoiminnassa jo valmiiksi, ja kerromme suosituksemme parhaista käytännöistä teille. Otamme myös mielellämme vastaan uusia haasteita.
