Käyttöönotto
Novellus Pilvipalvelut on Suomen paras Freshdesk-asiakaspalvelujärjestelmän toimittaja.
Järjestelmä tarvitsee aina tuekseen panostuksen käyttöönottoon sekä jatkuvaan kehittämiseen, jotta investoinnista saadaan kaikki mehut irti.
Järjestelmähankinta tehdään vuosiksi eteenpäin, joten hyvä startti on kaiken A ja O - sen voi tehdä vain kerran. Liikkeellelähdön lisäksi on huolehdittava myös jatkuvasta kehittämisestä. Jokainen yritys on yksilöllinen ja tarpeet vaihtelevat suuresti.
Olemme kymmenissä hankkeissa kannuksemme ansainneet ja siksi paketoimmekin näistä teille parhaat käytännöt ja opit teknologian viemiseksi tuotantoon sekä jatkuvan hyödyn saamiseksi. Asiakkaitamme ovat kaikentyyppiset organisaatiot startupeista kansainvälisiin brändeihin.
Käyttöönottoprojektin aloituksena toimii kick-off, yhteinen työpajasessio, joka on ainutlaatuinen ja tehokas tapa aloittaa käyttöönotto, siksi jokainen projektimme starttaakin aina tätä kautta. Järjestämme tapaamiset asiakkaan tiloissa ja mukana on asiakkaan tiimin lisäksi kokenut asiantuntijamme fasilitoimassa keskustelua.
Yhteisen työpajasession avulla tunnistamme kannaltanne olennaiset asiat ja pystymme sovittamaan teknologian juuri teille sopivaksi. Näin saatte hankinnastanne parhaimmalla mahdollisella tavalla toimivan, pitkäaikaisen kumppanin päivittäisen liiketoimintanne tueksi (ja vältytte tyypillisimmiltä sudenkuopilta).
Freshdesk-asiakaspalvelujärjestelmän käyttöönotto
Siirtyminen perinteisestä sähköpostijärjestelmästä, kuten Outlookista tai Gmailista, Freshdeskin sähköposti-tiketöintiin on tehty helpoksi ja nopeaksi, eikä vaadi asiakkailtamme erityistä teknistä osaamista tai kalliita investointeja.
Käyttöönotto kestää tyypillisesti toimitus-sopimuksen allekirjoituksesta noin 6-8 viikkoa ja sisältää 4-5 tapaamista sekä koulutuksen. Käyttöönotto tapahtuu täysin etänä ja vain erikseen sovittaessa asiakkaan tiloissa.
Projektiin enemmän osallistuvilta henkilöiltä, kuten esimerkiksi asiakaspalvelu-tiimin esimieheltä, odotetaan noin 3-5 työpäivän mittaista ajallista panosta käyttöönoton läpivientiin.
Käyttöönoton vaiheistus
1. Aloitustatapaaminen
Käyttöönotto aloitetaan n. 30-60 minuutin mittaisella aloitustapaamisella. Tapaamisen tarkoitus on siirtää toimitus Novelluksella vastaavalle henkilölle sekä sopia yhteinen hetki tulevalle workshopille.
2. Workshop
Workshop on 3-4 tuntia kestävä tapaaminen, jossa käymme läpi projektin aikataulutuksen ja kulun, organisaationne nykytilan sekä prosessit ja tavoitteet sekä mahdolliset haasteet.
Workshopissa jaamme parhaita todettuja käytäntöjä sekä sparraamme ottamaan tiketöintijärjestelmästä sekä yhteisestä hankkeesta suurimman mahdollisen hyödyn irti.
Workshopin jälkeen lähetämme asiakkaan tiimille pohdittavaksi kysymyspatterin, joka sisältää meille kaiken tarvittavan itse järjestelmän tekniseen määrittelyyn sekä asiakkaalle tueksi prosessien kehityksen pohdintaan.
3. Tekninen seurantapalaveri
Seuraavaksi kokoonnumme yhdessä tekniseen seurantapalaveriin käymään läpi kysymyspatterin tulokset. Teknisen seurantapalaverin aikana tarjoamme vastauksia esille nouseviin kysymyksiin ja varmistamme projektin etenemisen aikataulussaan.
Ennen projektin käyttöönoton seurantapalaveria me Novelluksella konfiguroimme itse järjestelmän ja varmistamme samalla kaikki tekniset seikat esimerkiksi ulkoistetun IT-kumppaninne kanssa yhteistyössä.
4. Käyttöönoton seurantapalaveri
Käyttöönoton seurantapalaveri on yhden tunnin tapaaminen, joka pidetään hieman ennen varsinaista käyttöönottoa ("yliheitto" / "H-hetki"). Tapaamisen aikana varmistetaan, että projektissa ei esiinny käyttöönottoon liittyviä riskejä tai muita esteitä.
5. Koulutus ja siirtyminen tuotantoon
Seuraavaksi etenemme käyttöönoton koulutukseen ja sähköpostiliikenteen siirtämiseen tiketöintijärjestelmä Freshdeskiin.
Käyttöönoton koulutukseen varataan 2 tuntia per tiimi. Tiimissä voi olla useitakin kymmeniä henkilöitä, riippuen asiakkaan mahdollisuuksista järjestää tiimityöt fiksusti tuotannon lomassa.
Koulutus ja siirtyminen tuotantoon ajoitetaan käytännössä aina samalle päivälle, tuntien sisään toisistaan.
Tällöin riski siitä, että koulutuksessa saadut opit unohtuisivat ennen varsinaista käyttöä ovat pienet. Sähköpostien siirtäminen uuteen ympäristöön tapahtuu tyypillisesti minuuteissa eikä vaadi varsinaisesti erityisiä ponnisteluja.
Sähköpostiliikenne on kaikissa projekteissamme testattu jo ennakkoon asiakkaan omaa sähköpostiympäristöä vasten testitunnuksin, eikä siirtymisestä näin ollen myöskään pääse syntymään turhia riskejä tai sähköposteja pääse katoamaan matkalle.
Sähköpostien kulku Freshdeskiin varmistetaan tuotantoon siirtymisen yhteydessä Novelluksen asiantuntijan toimesta.
Olemassa olevat sähköpostit (ns. "käsittelemättömät viestit") on mahdollista siirtää tiketöintiin tai käsitellä loppuun vanhassa ympäristössä.
Välittömästi käyttöönoton jälkeen, aina käyttöönoton seurantapalaveriin asti Novelluksen tekninen asiantuntija on käytettävissänne henkilökohtaisesti.
6. Käyttöönoton jälkeinen seurantapalaveri ja projektin päättäminen
Muutaman viikon kuluessa tuotantoon siirtymisen jälkeen pidämme käyttöönoton seurantapalaverin, jonka yhteydessä varmistamme järjestelmän toimivuuden sekä sovittujen asioiden toteutumisen. Tämän jälkeen hyväksytty toimitus siirtyy Novelluksella asiakkaan tuotantoympäristöksi ja käyttöönottoprojekti päätetään onnistuneesti.
Käyttöönoton vaiheet:
- Aloitustapaaminen (30-60 min.)
- Workshop (3-4 tuntia)
- Tekninen seurantapalaveri (1 tunti)
- Käyttöönoton seurantapalaveri (1 tunti)
- Koulutus (2 tuntia per tiimi) ja siirtyminen tuotantoon
- Käyttöönoton seurantapalaveri (1 tunti)
Vastuualueet ja tehtävät
| Novellus | Asiakas | |
|---|---|---|
| Toimitussopimuksen allekirjoitus | ✔️ | ✔️ |
| Projektinhallinta | ✔️ | |
| Kysymyspatterin läpikäynti | ✔️ | ✔️ |
| Uusien toimintamallien vieminen käytäntöön | ✔️ | |
| Sähköposti-allekirjoituksien laadinta (agenteille) | ✔️ | |
| Sähköpostiviestien laadinta (automaatiot) | ✔️ | |
| Organisaation tiedottaminen ja resursointi | ✔️ | |
| Järjestelmän konfigurointi | ✔️ | ✔️ |
| Tekninen yhteistyö (esim. ulkoistetut IT-toimittajat) | ✔️ | ✔️ |
Hinnat
Lisähintaan:
- Migraatio vanhasta järjestelmästä
- Sovelluskehitys
- Integraatiot
- Itsepalveluportaalin brändäys alkaen 3680 €
