Novellus Perehdytys™

Novellus on Suomen paras Freshworks-tuotteiden toimittaja

 

Järjestelmä tarvitsee aina tuekseen panostuksen käyttöönottoon sekä jatkuvaan kehittämiseen, jotta investoinnista saadaan kaikki mehut irti.

Kim Hiekkanen nojaa pöytään.

Järjestelmähankinta tehdään aina vuosiksi eteenpäin, joten hyvä startti on kaiken A ja O - sen voi tehdä ainoastaan yhden kerran. Jokainen yritys on yksilöllinen ja tarpeet vaihtelevat suuresti, me olemme kymmenissä hankkeissa kannuksemme ansainneet.

Paketoimme parhaat käytännöt teknologian viemiseksi tuotantoon sekä jatkuvan hyödyn saamiseksi. Asiakkaitamme ovat organisaatiot startupeista kansainvälisiin brändeihin, aina yhdistyksistä ja kunnista pörssiyhtiöihin.

Perehdytys alkaa usein sähköpostista koska se on helpoin mieltää osaksi järjestelmän ydintä eli tiketöintiä, ollen samalla yksi tärkeimmistä kanavista yhteydenottojen hallinnan kannalta.

Siirtyminen perinteisestä sähköpostijärjestelmästä, kuten Outlookista tai Gmailista, sähköposti-tiketöintiin on tehty helpoksi, eikä vaadi asiakkailtamme teknistä osaamista tai kalliita investointeja.

Perehdytys kestää toimitus-sopimuksen allekirjoituksesta noin 6-8 viikkoa ja sisältää 4-5 tapaamista sekä koulutuksen. Projekti toteutetaan täysin etänä ja siihen osallistuvilta henkilöiltä, kuten asiakaspalvelu-tiimin esimieheltä, odotetaan noin 3-5 työpäivän mittaista ajallista panosta käyttöönoton.

Uuden järjestelmän käyttöönotto vaiheittain

Perehdytysprojektin ensimmäisenä vaiheena toimii yhteinen työpajasessio, joka on ainutlaatuinen sekä tehokas tapa aloittaa uuden tuotteen käyttöönotto.

Tämän vuoksi jokainen projektimme starttaakin juuri tätä kautta. Mukana tapaamisessa on asiakkaan tiimin lisäksi asiantuntijamme viemässä projektia eteenpäin.

Yhteisen työpajasession avulla tunnistamme kannaltanne olennaiset asiat ja pystymme sovittamaan teknologian teille sopivaksi. Näin saatte hankinnastanne parhaimmalla mahdollisella tavalla toimivan, pitkäaikaisen kumppanin päivittäisen toimintanne tueksi ja vältytte tyypillisimmiltä sudenkuopilta.

Kim Hiekkanen pitää Workshoppia.

Perehdytyksen vaiheet:

  1. Aloitustapaaminen (30-60 min.)
  2. Workshop (3-4 tuntia)
  3. Tekninen seurantapalaveri (1 tunti)
  4. Käyttöönoton seurantapalaveri (1 tunti)
  5. Koulutus (2 tuntia per tiimi) ja siirtyminen tuotantoon
  6. Perehdytysprojektin seurantapalaveri (1 tunti)

1. Aloitustatapaaminen

Perehdytys aloitetaan n. 30-60 minuutin mittaisella aloitustapaamisella. Tapaamisen tarkoitus on siirtää toimitus Novelluksella vastaavalle henkilölle sekä sopia yhteinen hetki tulevalle workshopille.

 

2. Workshop

Workshop on 3-4 tuntia kestävä tapaaminen, jossa käymme läpi projektin aikataulutuksen ja kulun, organisaationne nykytilan sekä prosessit ja tavoitteet sekä mahdolliset haasteet.

Workshopissa jaamme parhaita todettuja käytäntöjä sekä sparraamme ottamaan tiketöintijärjestelmästä sekä yhteisestä hankkeesta suurimman mahdollisen hyödyn irti.

Workshopin jälkeen lähetämme asiakkaan tiimille pohdittavaksi kysymyspatterin, joka sisältää meille kaiken tarvittavan itse järjestelmän tekniseen määrittelyyn sekä asiakkaalle tueksi prosessien kehityksen pohdintaan.

 

3. Tekninen seurantapalaveri

Seuraavaksi kokoonnumme yhdessä tekniseen seurantapalaveriin käymään läpi kysymyspatterin tulokset. Teknisen seurantapalaverin aikana tarjoamme vastauksia esille nouseviin kysymyksiin ja varmistamme projektin etenemisen aikataulussaan.

Ennen projektin käyttöönoton seurantapalaveria me Novelluksella konfiguroimme itse järjestelmän ja varmistamme samalla kaikki tekniset seikat esimerkiksi ulkoistetun IT-kumppaninne kanssa yhteistyössä.

 

4. Käyttöönoton seurantapalaveri

Käyttöönoton seurantapalaveri on yhden tunnin tapaaminen, joka pidetään hieman ennen varsinaista käyttöönottoa ("yliheitto" / "H-hetki"). Tapaamisen aikana varmistetaan, että projektissa ei esiinny käyttöönottoon liittyviä riskejä tai muita esteitä.

 

5. Koulutus ja siirtyminen tuotantoon

Seuraavaksi etenemme käyttäjien koulutukseen ja sähköpostiliikenteen siirtämiseen tiketöintijärjestelmään (Freshdeskiin tai Freshserviceen).

Käyttöönoton koulutukseen varataan 2 tuntia per tiimi. Tiimissä voi olla useitakin kymmeniä henkilöitä, riippuen asiakkaan mahdollisuuksista järjestää tiimityöt fiksusti tuotannon lomassa.

Koulutus ja siirtyminen tuotantoon ajoitetaan käytännössä aina samalle päivälle, tuntien sisään toisistaan.

Tällöin riski siitä, että koulutuksessa saadut opit unohtuisivat ennen varsinaista käyttöä ovat pienet. Sähköpostien siirtäminen uuteen ympäristöön tapahtuu tyypillisesti minuuteissa eikä vaadi varsinaisesti erityisiä ponnisteluja.

Sähköpostiliikenne on kaikissa projekteissamme testattu jo ennakkoon asiakkaan omaa sähköpostiympäristöä vasten testitunnuksin, eikä siirtymisestä näin ollen myöskään pääse syntymään turhia riskejä tai sähköposteja pääse katoamaan matkalle.

Sähköpostien kulku tiketöintijärjestelmään varmistetaan tuotantoon siirtymisen yhteydessä Novelluksen asiantuntijan toimesta.

Olemassa olevat sähköpostit (ns. "käsittelemättömät viestit") on mahdollista siirtää tiketöintiin tai käsitellä loppuun vanhassa ympäristössä.

Välittömästi käyttöönoton jälkeen, aina käyttöönoton seurantapalaveriin asti Novelluksen tekninen asiantuntija on käytettävissänne henkilökohtaisesti.

 

6. Perehdytyksen jälkeinen seurantapalaveri ja projektin päättäminen

Muutaman viikon kuluessa tuotantoon siirtymisen jälkeen pidämme seurantapalaverin, jonka yhteydessä varmistamme järjestelmän toimivuuden sekä sovittujen asioiden toteutumisen. Tämän jälkeen hyväksytty toimitus siirtyy Novelluksella asiakkaan tuotantoympäristöksi ja perehdytysprojekti päätetään onnistuneesti.

Vastuualueet ja tehtävät

Novellus Asiakas
Toimitussopimuksen allekirjoitus ✔️ ✔️
Projektinhallinta ✔️
Kysymyspatterin läpikäynti ✔️ ✔️
Uusien toimintamallien vieminen käytäntöön ✔️
Sähköposti-allekirjoituksien laadinta (agenteille) ✔️
Sähköpostiviestien laadinta (automaatiot) ✔️
Organisaation tiedottaminen ja resursointi ✔️
Järjestelmän konfigurointi ✔️ ✔️
Tekninen yhteistyö (esim. ulkoistetut IT-toimittajat) ✔️ ✔️

 

Hinnat

Omnichannel S
6000
Monikanavainen asiakaspalvelu
Yhden monikanavaisen asiakaspalvelutiimin käyttöönotto porrastetusti.
Omnichannel-ominaisuudet
Yksi asiakaspalvelutiimi
Yksi maa
Kanavien laajentuminen ja seuranta 2 kk
Koulutus
Raportointikoulutus
Koko projekti n. 3-4 kk
Tilaa
Omnichannel M
8000
Monikanavainen asiakaspalvelu useille tiimeille
Useamman asiakaspalvelutiimin käyttöönotto porrastetusti.
Omnichannel-ominaisuudet
2-4 tiimiä
Useita maita
Laajentuminen ja seuranta 4 kk
Koulutus tiimeittäin
Raportointikoulutus
Koko projekti n. 4-6 kk
Tilaa
Omnichannel L
10000
Monikanavainen asiakaspalvelu kansainvälisille yrityksille
Useamman asiakaspalvelutiimin käyttöönotto porrastetusti puolen vuoden aikana.
Omnichannel-ominaisuudet
5-7 tiimiä
Useita maita
Laajentuminen ja seuranta 6 kk
Koulutus tiimeittäin
Raportointikoulutus
Koko projekti n. 6-8 kk
Tilaa

Lisähintaan:

Olemme toimittaneet Freshdeskiä ja Freshserviceä yli sadalle organisaatioille asiakaskohtaamisten hallintaan. Miten voisimme palvella?

Miikka Merikallio.

Miikka Merikallio

Myyntipäällikkö
09 4272 3805
miikka@novellus.fi


Varaa demo!