1. Aloitustatapaaminen

Perehdytys aloitetaan n. 30-60 minuutin mittaisella aloitustapaamisella. Tapaamisen tarkoitus on siirtää toimitus Novelluksella vastaavalle henkilölle sekä sopia yhteinen hetki tulevalle workshopille.

2. Muutossuunnittelu

Muutossuunnittelu on 2-3 tuntia kestävä tapaaminen, jossa käymme läpi projektin aikataulutuksen ja kulun, organisaationne nykytilan sekä prosessit ja tavoitteet sekä mahdolliset haasteet.

Jaamme parhaita todettuja käytäntöjä sekä sparraamme ottamaan tiketöintijärjestelmästä sekä yhteisestä hankkeesta suurimman mahdollisen hyödyn irti.

Palaverin jälkeen lähetämme asiakkaan tiimille pohdittavaksi kysymyspatterin, joka sisältää meille kaiken tarvittavan itse järjestelmän tekniseen määrittelyyn sekä asiakkaalle tueksi prosessien kehityksen pohdintaan.

3. Tekninen seurantapalaveri

Seuraavaksi kokoonnumme yhdessä tekniseen seurantapalaveriin käymään läpi kysymyspatterin tulokset. Teknisen seurantapalaverin aikana tarjoamme vastauksia esille nouseviin kysymyksiin ja varmistamme projektin etenemisen aikataulussaan.

Ennen projektin käyttöönoton seurantapalaveria me Novelluksella konfiguroimme itse järjestelmän ja varmistamme samalla kaikki tekniset seikat esimerkiksi ulkoistetun IT-kumppaninne kanssa yhteistyössä.

4. Käyttöönoton seurantapalaveri

Käyttöönoton seurantapalaveri on yhden tunnin tapaaminen, joka pidetään hieman ennen varsinaista käyttöönottoa ("yliheitto" / "H-hetki"). Tapaamisen aikana varmistetaan, että projektissa ei esiinny käyttöönottoon liittyviä riskejä tai muita esteitä.

5. Koulutus ja siirtyminen tuotantoon

Seuraavaksi etenemme käyttäjien koulutukseen ja sähköpostiliikenteen siirtämiseen tiketöintijärjestelmään (Freshdeskiin, Deskprohon tai Freshserviceen).

Käyttöönoton koulutukseen varataan 2 tuntia per tiimi. Tiimissä voi olla useitakin kymmeniä henkilöitä, riippuen asiakkaan mahdollisuuksista järjestää tiimityöt fiksusti tuotannon lomassa.

Koulutus ja siirtyminen tuotantoon ajoitetaan käytännössä aina samalle päivälle, tuntien sisään toisistaan.

Tällöin riski siitä, että koulutuksessa saadut opit unohtuisivat ennen varsinaista käyttöä ovat pienet. Sähköpostien siirtäminen uuteen ympäristöön tapahtuu tyypillisesti minuuteissa eikä vaadi varsinaisesti erityisiä ponnisteluja.

Sähköpostiliikenne on kaikissa projekteissamme testattu jo ennakkoon asiakkaan omaa sähköpostiympäristöä vasten testitunnuksin, eikä siirtymisestä näin ollen myöskään pääse syntymään turhia riskejä tai sähköposteja pääse katoamaan matkalle.

Sähköpostien kulku tiketöintijärjestelmään varmistetaan tuotantoon siirtymisen yhteydessä Novelluksen asiantuntijan toimesta.

Olemassa olevat sähköpostit (ns. "käsittelemättömät viestit") on mahdollista siirtää tiketöintiin tai käsitellä loppuun vanhassa ympäristössä.

Välittömästi käyttöönoton jälkeen, aina käyttöönoton seurantapalaveriin asti Novelluksen tekninen asiantuntija on käytettävissänne henkilökohtaisesti.

6. Perehdytyksen jälkeinen seurantapalaveri ja projektin päättäminen

Muutaman viikon kuluessa tuotantoon siirtymisen jälkeen pidämme seurantapalaverin, jonka yhteydessä varmistamme järjestelmän toimivuuden sekä sovittujen asioiden toteutumisen. Tämän jälkeen hyväksytty toimitus siirtyy Novelluksella asiakkaan tuotantoympäristöksi ja perehdytysprojekti päätetään onnistuneesti.