Tietosuojaseloste 03/2023

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Novellus Palvelut Oy
Y-tunnus: 2702180-5

Tietosuojavastaava
Kim Hiekkanen
09 4272 3801
kim(at)novellus.fi

 

2. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään myyntiin, asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, palveluiden ja tilausten toimittamiseen ja laskuttamiseen, osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, rekisterinpitäjän toimintojen kehittämiseen ja analysointiin, asiakasviestintään, markkinointiin ja mainontaan (mukaan lukien kohdentamiseen), väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkimiseen sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Lisäksi tietoja voidaan käsitellä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ja sen mukaisesti.

 

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Asiakkaat
• Potentiaaliset asiakkaat
• Verkkosivuston käyttäjät

Käsiteltäviä tietoja ovat mm.:

1. Perustiedot, kuten:

• etu- ja sukunimet
• yhteystiedot
• yrityksen nimi, toimiala ja yhteystiedot
• työtehtävät ja titteli

2. Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten:

• palvelujen käyttämiseen liittyvät tiedot (esim. asiakasnumero, käyttäjätunnukset, salasanat, nimimerkki, teletunnistetiedot, tietoliikennetiedot, puhelutallenteet ja muut vastaavat tekniset lokitiedot) ja sähköisen viestinnän tunnistamistiedot
• järjestelmien ylläpitoon ja konfigurointiin tarvittava dokumentaatio
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa ja medioissa (esim. puhelutallenteet, palaveritallenteet, kokousmuistiot)
• tyytyväisyyskyselyt
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä markkinoinnin ja asiakasviestinnän kohdentamiseen liittyvät tiedot
• loki- ja analyysitiedot (esim. virhetilanteiden selvittämisessä)
• henkilön käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot, kuten päätelaite, IP-osoite, käyttöjärjestelmä
• muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

3. Evästetiedot

• Verkkosivuanalytiikka (Piwik Pro)
• Kävijän käyttäytyminen sivulla ja kävijätietojen yhdistäminen lomaketietoihin (Freshsales)
• Tukipyyntölomakkeen täyttäneen asiakkaan IP-osoite ja verkkoselaimen tiedot (Freshdesk, Freshservice)

 

4. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä palveluihin rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä mm. rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän rekistereistä sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

 

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme luovuta rekisteritietoja ilman rekisteröidyn lupaa muutoin kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla.

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, joita käytämme rekisterin käyttötarkoitusten mukaisten tehtävien, asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvään suorittamiseen.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen tai muun perustellun syyn vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

6. Käsittelyn kesto

Käsittelemme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi tai niin kauan kuin sovellettava laki vaatii.

Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

Poistamme tarpeettomat henkilötiedot viimeistään kolmen vuoden jälkeen. Sähköpostilistaltamme pääset poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissa olevan ohjeen mukaan.

 

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä käsittelevät vain rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt, joilla on henkilökohtainen ylläpito- ja käsittelyoikeus. Käyttöoikeuksia rajoitetaan ulottumaan vain siihen laajuuteen, mitä rekisteritietoja käsittelevän työntekijän tehtävät edellyttävät.

Rekisteriin tallennetut tiedot ovat teknisin keinoin suojattuja.

 

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:
• tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
• pyytää tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä tai mikäli asiakkuuden ylläpito tai palveluiden toimittaminen sitä edellyttää)
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
• peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen

Pyynnöt edellä olevista tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle (kohta 1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava).