Pidimme asiakkaillemme uutiskatsauksen ajankohtaisista asioista 21.3.2024.

Katsauksen tallenne on katseltavissa YouTubesta.

Maaliskuun aiheet

DKIM, SPF ja DMARC

Google ja Yahoo ovat tehneet muutoksia roskapostisuodattimiinsa ja tiedottaneet tästä näyttävästi. Tämä on aiheuttanut kyselyjä myös meille.

Lyhyesti ja karkeasti:

• DKIM allekirjoittaa sähköpostin ja varmentaa että se on teidän lähettämä
• SPF antaa palvelimelle luvan esiintyä teidän nimissä
• DMARC kertoo mitä yo. tietueiden mukaan tulkituille väärille viesteille tehdään ja mihin niistä raportoidaan.

Isoin haloo on tullut siitä, että DMARC ei ole ollut pakollinen tietue, mutta Google ja Yahoo ovat alkaneet vaatimaan myös tämän läsnäoloa domainin asetuksissa. Yksi hyvä palvelu kyseisten tietueiden tarkistukseen on powerdmarc.com, joka tuottaa melko selkeän raportin ja domain-scoren. Mikäli näissä on puutteita, käänny oman IT:n puoleen. Vähintään yllämainittujen kolmen tietueen tulisi olla vihreällä.

On kuitenkin hyvä huomata, että vaikka tulos antaisi kaikkiin kohtiin vihreää, ei se automaattisesti tarkoita että kaikki teidän lähettämät viestit lähetetään oikein. Esimerkiksi Freshdeskin osalta viestejä voidaan lähettää teidän Microsoftin tai Googlen sähköpostilaatikon kautta taikka Freshdeskin omalta palvelimelta. Hyvin tyypillisesti myös markkinoinnin järjestelmät lähettävät viestit omilta palvelimiltaan ja näitä varten tulee tehdä omat asetuksensa.

Mikäli Freshdesk on kytketty Outlookin Exchange -palvelimeen tai Googlen Gmail-palvelimeen, niin viestit hyvin suurella todennäköisyydellä välitetään asiakkaille onnistuneesti. Virhetapauksissa myös muut organisaationne viestit menisivät roskapostiin. Mikäli lähetys tehdään Freshdeskin palvelimien kautta, tulee domainasetuksiin lisätä erilliset DKIM ja SPF-tietueet, eikä nämä tarkastuspalvelut kuten powerdmarc osaa tunnistaa tätä tapausta automaattisesti.

Gmail on erittäin hyvä palvelu omien sähköpostien testaamiseen. Lähetä testattava palvelusta, esim. Freshdeskistä, viesti itsellesi omaan gmail-osoitteesi. Klikkaa lähettäjän nimen alta pientä kolmiot, joka avaa sinulle lisätietoja viestistä. Täältä pitäisi löytyä kohdast mailed-by ja signed-by. Mikäli nämä löytyvät ja niissä näkyy oma domain, on kaikki kunnossa! Mailed-by -kentässä voi näkyä myös esim. fsdkim.omadomain.fi, tämäkin on oikein eikä sitä kannata pelästyä.

Mikäli lähettäjätiedon perässä lukee "via freshdesk.com" tai jotakin muuta vastaavaa, on asetuksissa jotakin vikaa.

Kaikissa epäilyissä ja virhetapauksissa olkaa yhteydessä tukeemme, niin katsomme asetuksenne sekä tutkimme tarkemmin teidän domainasetukset.

Freshdesk ja CSS: CSAT

Freshdeskiin on tullut monipuolisempi kyselytyökalu. Tämä mahdollistaa enemmän kysymyksiä ja erilaisia tapoja vastata kyselyyn. Hallinta on myös uudistunut ja on aiempaa visuaalisempi sekä mahdollistaa lomakkeen monipuolisemman brändäyksen.

Freshdesk: Kollaboraattorien automaatiot

Kollaboraattorien (ns. light-agent) osalta on tehty parannusta automaatioihin ja kollaboraattorien tekemien kommenttien osalta on nyt mahdollista tehdä tiketin statusmuutos automaatiolla.

Freshservice: Dokumenttimallit

Halusin nostaa esille Freshservicen dokumenttimallit, joka on vähän puhuttu ja käytetty ominaisuus. Tämä mahdollistaa erilaisten dokumenttien automaattisen tai puoliautomaattisen toimittamisen palvelutuotteelta kerättyjen tietojen avulla.

Esim:

• Palkkatodistus
• Työtodistus
• Työsopimus
• Ostotilaus
• Proforma
• Asiakassopimukset

Prosessi menee lyhyesti niin, että palvelukatalogista tilataan haluttu tuote/dokumentti ja täytetään tuotteella kysytyt kentät. Tämä luo palvelupyynnön eli tiketin, jota voidaan agentin toimesta jatkokäsitellä. Tämän jälkeen agentti luo dokumentin sekä tuotteelta kerätyin että itse lisääminsä tiedoin ja toimittaa sen pyytäjälle PDF-liitteenä. Dokumentti voidaan myös lähettää Dropbox Signin kautta allekirjoitettavaksi mikäli siihen halutaan yhden tai useamman osapuolen allekirjoitus.

OneConnect - OneCloudin uusi käyttöliittymä

OneCloud-vaihderatkaisu on saanut päivityksen ja siitä on nyt haluttaessa saatavilla uusi käyttöliittymä. Uusi käyttöliittymä toimii tietokoneella ajettavan softphonen lisäksi myös selaimessa, joten päätelaitteiden mahdollisuudet kasvavat. Uuteen käyttöliittymään on mahdollista saada SSO-kirjautuminen ja se sisältää myös chat-kanavan.

Samalla myö hallinnasta on julkistettu uusi käyttöliittymä.