"Käyttöönotimme itse ja säästimme!"

Väitän sovellusten todellisen potentiaalin hyödyntämisen jäävän suurella osalla yrityksistä reilusti alle puoleen siitä, mihin päästäisiin kun mukana on osaava kumppani. Tämä siksi että yritykset säästävät alkupäässä eli käyttöönotossa ja jatkuvassa kehittämisessä.

Olen keskustellut useiden, nykyisten asiakkaidemme, kanssa siitä, miten he ovat hyödyntäneet sovelluksia ennen meitä. Ollakseni rehellinen, ero ennen ja jälkeen on merkittävä.

Meillä on käytännössä yksi lähestymiskulma tähän ja se on Workshop. On kyseessä sitten täysin uusi käyttöönotto tai jo olemassa oleva asiakkaan itsensä käyttöönottama ympäristö, me lähdemme liikenteeseen aina Workshopilla.

Monet ovat tätä ihmetelleet, ja pyytäneet mm. alennuksia, mikäli tämän vaiheen voisi skipata. Suosittelemme heille tällöin omaehtoista käyttöönottoa tai käytön jatkamista, pääsevät halvemmalla. Niin tärkeä meille tämä "ylimääräinen" vaihe on ja eipä ole yhdeltäkään kuulunut poikkisanaa, sillä "olihan siitä hyötyä"

"Otimme itse käyttöön, saammeko alennusta kun vähän fiilaatte".

Ette, kyllä se on sama myös tässä. Eikö se olisi outoa mennä lääkärille ja pyytää heti kärkeen alennusta, koska potilas teki itse diagnoosin Googlella? Mitä tuumaatte, onnistuisiko?

Tiedättekö, joku sanoi (en muista ketä) että Golfissa kannattaa ottaa heti alussa mukaan osaava opettaja, sillä kerran kun lyönnin oppii tekemään väärin, sitä on vaikea korjata. Vähän samaa kaavaa mennään järjestelmien käyttöönotossa.

Vaikka miten hyviä oltaisiin omassa bisneksessä, katsotaan silti näitä käyttötapauksia enemmän tai vähemmän omien lasien läpi, mikä heikentää kokonaisuuden hahmottamista ja näkemästä metsää puilta.

Parhaita käytänteitä harvoin saavutetaan itse. Siihen tarvitaan näkemyksiä ulkopuolelta.

Omaan henkilökohtaiseen kokemukseeni viitaten, tiivistäisin Best Practice -ajattelun kattavan järjestelmän käytön lisäksi itse käyttöönottovaiheen sekä jatkuvan kehittämisen.

Korostaisin huomattavasti nykyistä enemmän määrittelyjen tarvetta aidosti osaavan kumppanin kanssa, sillä asiantuntijakumppani, kuten allekirjoittaneet itse, ovat käyttöönottaneet tuotteen aikaisemmin sekä maksaneet oppirahansa. Sen lisäksi asiantuntijalla on selkeä osaaminen tuotteeseen ja auttaa ottamaan investoinnista enemmän irti. Todellinen asiantuntemus koostuu tuoteosaamisen lisäksi myös toimialaan kohdistuvista erityisvaatimusten tuntemisesta.

Mitä siis Best Practicet oikeastaan ovat?

Muistatko, kun aikaisemmin jo blogissa valaisin sovellusten hankintaa kolmesta kulmasta, joista yksi oli SaaS-mallissa uusien toimintatapojen tuominen osaksi olemassa olevia prosesseja?

Tämä on kolikon yksi kääntöpuoli, eli se että ohjelmistoa käyttävät jo sadat, tuhannet tai jopa sadat tuhannet yritykset. Tällöin taustalta löytyy paljon hyviä käytäntöjä, jotka liittyvät juuri kyseiseen tuotteeseen. Joku on siis jo miettinyt asiaa valmiiksi kannaltanne, miten on fiksua toimia tietyissä tapauksissa ja käyttää sitä. Kaikkea ei tarvitse keksiä aina uudestaan.

Tuotteen lisäksi parhaisiin käytäntöihin liittyy myös se kolikon toinen puoli eli miten ohjelmistoa aidosti upotetaan liiketoimintaan (prosessit, toimintatavat, kulttuuri,..). Tähän tarvitaan usein se asiantuntijaorganisaatio avittamaan, sillä harvalla organisaatiolla itsellään on mahdollisuuksia palkata tietyn toimialan ratkaisun kokenutta ammattilaista riveihinsä. Näin syvälliseen osaamiseen liittyvät parhaat toimintatavat ovat käytännössä lähes aina erillisen oman asiantuntijaorganisaation heiniä.

Alussa mainittu "säästö, joka alkaa ässällä" -taktiikka tuleekin monesti huomattavasti kalliimmaksi kuin ulkopuolisen avun pyytäminen mukaan hankkeeseen. Puolivillaisesti käyttöönotettu järjestelmä tuo mukanaan lähestulkoon aina liudan käyttöön liittyviä ongelmia ja investoinnin, josta on otettu vain pintapuolinen raapaisu irti sen potentiaalista. Tämän kun yhdistää siihen faktaan, että käyttöönotossa ei huomioitu tarpeeksi yrityksen itsensä vaatimaa muutosta, ollaan jo menty entistä syvemmälle suohon.